Chức năng nhiệm vụ

1. Giới thiệu phòng HTQT

Năm 2002, bộ phận Quan hệ Quốc tế được thành lập và nằm trong phòng Tổ chức cán bộ của Trường Đại học Y tế công cộng. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế về đào tạo và nghiên cứu, Trường Đại học Y tế công cộng đã và đang chủ trương đẩy mạnh và đa dạng hóa các hoạt động hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước nhằm đưa Trường ngang tầm khu vực và quốc tế. Vì thế, vào tháng 1/2014, bộ phận quan hệ quốc tế được tách ra khỏi phòng Tổ chức cán bộ và trở thành một đơn vị độc lập. Dù mới chỉ thành lập nhưng Phòng Hợp tác quốc tế đã đóng một vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thương hiệu và phát triển Trường.

2. Chức năng:

Phòng Hợp tác Quốc tế (gọi tắt là phòng “HTQT” –  có tên đầy đủ tiếng Anh: Department of External Relations & Cooperation) có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng, và trực tiếp triển khai hoạt động truyền thông - nâng cao vị thế của nhà trường, thiết lập và duy trì quan hệ hợp tác với các đối tác (trong và ngoài nước) nhằm đẩy mạnh phát triển nhà trường trong mọi hoạt động chiến lược.

3. Nhiệm vụ, quyền hạn

3.1. Nhiệm vụ chung:

Tham mưu giúp nhà trường thực hiện thành công kế hoạch tổng thể về: truyền thông - tạo dựng hình ảnh, đối ngoại và hợp tác phát triển với các đối tác trong nước, quốc tế, nhằm tạo ra thế mạnh tối đa để thực hiện ưu tiên chiến lược về tăng cường chất lượng đào tạo, nghiên cứu, tư vấn, và phát triển tổ chức.

3.2. Nhiệm vụ cụ thể:

3.2.1. Nhiệm vụ về Hợp tác phát triển

a. Hợp tác trong nước, quốc tế:

  • Xây dựng, định kỳ rà soát cập nhật kế hoạch tổng thể về quan hệ hợp tác phát triển (trong nước và quốc tế) nhằm tạo dựng, duy trì có hiệu quả các mối quan hệ hợp tác trong đào tạo, nghiên cứu khoa học, phát triển tổ chức và các hoạt động khác phục vụ chiến lược của Trường
  • Chủ trì điều phối thực hiện các hoạt động hợp tác phát triển, bao gồm:
    • Đầu mối tìm kiếm, mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức và cá nhân để thu hút các nguồn lực;
    • Đầu mối, phối hợp với các bộ phận và đơn vị chuyên môn trong Trường tham mưu trong đàm phán, ký kết các văn bản làm việc, hợp tác với các đối tác;
    • Đầu mối, phối hợp với phòng TCKT, tiến hành các thủ tục tiếp nhận viện trợ các dự án quốc tế của trường;
    • Đầu mối quản lý, lưu trữ dữ liệu và thực hiện các báo cáo về các hoạt động đối ngoại, hợp tác quốc tế, các dự án và đối tác;
    • Trực tiếp quản lý thực hiện các dự án hợp tác quốc tế khi được Hiệu trưởng phân công.
  • Quản lý và phối hợp/hỗ trợ các Khoa, Bộ môn, Trung tâm, phòng ban trong các hoạt động hợp tác phát triển:
    • Trên cơ sở các quy định hiện hành, xây dựng qui trình quản lý và trực tiếp hỗ trợ các Khoa, Bộ môn, Trung tâm, phòng ban trong việc tìm kiếm các cơ hội hợp tác, đối tác tiềm năng, các dự án mời thầu, các tổ chức quốc tế v.v. để kịp thời phục vụ cho việc xây dựng dự án, định hướng và triển khai hợp tác trong đào tạo, NCKH, và phát triển Trường;
    • Hỗ trợ/phối hợp với các Phòng Quản lý Đào tạo Đại học, Sau đại học, Công tác sinh viên trong các hoạt động tìm kiếm nguồn lực, thẩm định, cử sinh viên đi nước ngoài tham quan, trao đổi, học tập cũng như tiếp nhận sinh viên nước ngoài tới trường học tập, trao đổi;
    • Hỗ trợ/phối hợp với phòng QLKHCN trong việc tìm kiếm nguồn lực, đối tác cho NCKH, quảng bá sản phẩm/kết quả nghiên cứu, truyền thông tới các đối tượng đích khác nhau;
    • Hỗ trợ/phối hợp với phòng TCCB và phòng TCKT trong việc tìm kiếm nguồn lực, đối tác, và xây dựng cơ chế cụ thể cho bồi dưỡng và phát triển cán bộ (ví dụ: nguồn học bổng cho đào tạo ngắn/ dài hạn, trao đổi giảng viên, hội thảo quốc tế, v.v.).

b. Quản lý đối ngoại:

  • Quản lý và phối hợp / hỗ trợ các Khoa, Bộ môn, Trung tâm, và các phòng ban khác trong các hoạt động đối ngoại, lễ tân:
    • Xây dựng và thực hiện các quy định, quy trình liên quan tới hoạt động đối ngoại và lễ tân, bao gồm các thủ tục xét duyệt, tạo điều kiện cho khách quốc tế vào trường học tập, làm việc.
    • Thực hiện các thủ tục hỗ trợ tiếp đón đoàn vào và hỗ trợ đoàn của trường công tác nước ngoài
    • Triển khai hệ thống phần mềm máy tính để phục vụ công tác quản lý đối ngoại và hợp tác (đã nói ở nhiệm vụ 5.a.)., trong đó có quản lý và cung cấp báo cáo về kết quả làm việc của các đoàn ra vào, các sự kiện, văn bản và thành quả hợp tác.

c. Điều phối các hoạt động trao đổi sinh viên, chuyên gia và cán bộ:

  • Điều phối và triển khai các khóa trao đổi sinh viên, đón tiếp các đoàn cán bộ tham quan trao đổi kinh nghiệm với nhà trường
  • Kết hợp với các Khoa, Bộ môn, Trung tâm, phòng ban trong các thủ tục tiếp nhận và điều phối công tác quản lý sinh viên nước ngoài, chuyên gia quốc tế, đến học tập, làm việc tại Trường dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng.

3.2.2. Nhiệm vụ về Hợp tác phát triển

Chủ trì điều phối thực hiện các hoạt động truyền thông nội bộ:

  • Xây dựng quy trình truyền thông, quy tắc cập nhật, trao đổi thông tin giữa các phòng ban với bộ phận truyền thông.
  • Xây dựng, cập nhật cổng thông tin trong trường thông qua mạng nội bộ, nhằm: cung cấp các thông tin truyền thông cho mọi bộ phận, cán bộ trong Trường để đảm bảo thông suốt các chiến lược, chủ trương, chính sách.
  • Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các sự kiện và các hoạt động có sự tham gia của cán bộ nhà trường khi cần thiết.
  • Làm đầu mối điều phối, thu thập, lưu giữ các quà tặng, sản phẩm mang tính truyền thống/lịch sử trường để làm tư liệu về phát triển nhà trường. Xây dựng phòng truyền thống của trường.

3.2.3. Nhiệm vụ về Quan hệ công chúng và marketing

a. Xây dựng, định kỳ rà soát cập nhật, và triển khai kế hoạch chiến lược tổng thể về truyền thông của nhà trường.

b. Chủ trì điều phối thực hiện các hoạt động truyền thông ra bên ngoài:

  • Quảng bá hình ảnh và hoạt động của nhà trường, thông qua: cung cấp các thông tin hợp tác trong nước và quốc tế thường xuyên và cập nhật trên hệ thống trang web chính thức của Trường www.huph.edu.vn nói riêng và trên Internet, mạng xã hội, các phương tiện thông tin đại chúng nói chung.
  • Đầu mối biên tập và sản xuất các sản phẩm truyền thông đa dạng (sách mỏng, tờ rơi, slide bài trình bày, video clip, phim tư liệu, v.v.) bằng tiếng Việt, tiếng Anh (và các thứ tiếng nước ngoài khi cần thiết) để giới thiệu về Trường cho các đối tác, tại những sự kiện khác nhau.
  • Đầu mối và phối hợp với các đơn vị có liên quan để biên soạn và quảng bá các tờ tin định kỳ (news letter), báo cáo năm, kỷ yếu, v.v. về các hoạt động và thành tựu của Trường.
  • Đầu mối và phối hợp với các đơn vị có liên quan (đào tạo, nghiên cứu, hậu cần) để tổ chức thực hiện các hoạt động, sự kiện với đối tác khi cần thiết (hội nghị, hội thảo, phỏng vấn, lễ ký kết hợp tác, gala, họp báo, truyền hình trực tiếp, cầu truyền hình quốc tế, v.v.).
  • Là đầu mối điều phối xây dựng và sản xuất và quản lý các sản phẩm nhận diện thương hiệu (phôi bằng thô và tem bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, lịch, thiệp chúc tết, phong bì thư, letterhead, túi hồ sơ, kẹp tài liệu, các sản phẩm quà tặng, sản phẩm khác liên quan đến bộ nhận diện thương hiệu của nhà trường).
  • Xây dựng kế hoạch và triển khai các mối quan hệ công chúng để quảng bá giới thiệu về hoạt động, thành tựu và sản phẩm khác nhau của Trường.
  • Thực hiện các chiến dịch truyền thông để huy động hỗ trợ quốc tế cho những nỗ lực phát triển của Trường khi cần thiết.
  • Kết hợp với các bộ phận trong nhà trường để rà soát mọi thông tin chính thức cung cấp ra bên ngoài cho các phương tiện truyền thông đại chúng (bao gồm cả tư liệu bằng văn bản, hình ảnh, âm thanh, video, v.v.).
  • Điều phối xây dựng kế hoạch và phối hợp với các đơn vị triển khai kế hoạch marketing cho các dịch vụ đào tạo, nghiên cứu, tư vấn và các dịch vụ khác của nhà trường.